Multas por no tener control horario – 2026: ¿Cuánto puede costarle a tu empresa?

¿Sabes cuánto puede multarte la Inspección de Trabajo por no tener control horario? Te contamos cuáles son las sanciones reales en 2025-2026 y cómo evitarlas.

En 2024, la Inspección de Trabajo recaudó más de 3 millones de euros en multas relacionadas con el incumplimiento del control horario en España.

No fue porque esas empresas quisieran incumplir la ley. Fue porque no sabían qué implicaba cumplirla de verdad. Si tienes empleados en España y el control horario de tu empresa se gestiona con papel, con un Excel compartido o con una app gratuita que no genera registros inalterables, es posible que estés en el mismo riesgo que esas empresas.

En esta guía te explicamos exactamente cuánto puede costarte una multa por no tener control horario, qué errores cometen más frecuentemente las pymes y qué necesitas para estar protegido.

¿¿Qué dice la ley sobre el control horario en España?

El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, establece la obligación de todas las empresas españolas de llevar un registro diario de la jornada laboral de sus trabajadores. Este registro debe reflejar el horario de inicio y fin de cada jornada y debe conservarse durante cuatro años.

La normativa no distingue por tamaño de empresa. Una microempresa de 2 empleados tiene exactamente la misma obligación que una multinacional de 5.000. Y las inspecciones de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) tampoco hacen esa distinción.

¿Qué tipo de sistema exige la ley?

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, modificado por el RDL 8/2019, establece que el registro debe ser «fiable, accesible y auditable«. En la práctica, esto significa que el sistema utilizado debe:

• Registrar la hora de inicio y la hora de fin de cada jornada de cada trabajador.
• Ser inalterable: los datos no pueden modificarse sin dejar trazabilidad del cambio.
• Ser conservado durante 4 años y estar disponible para la Inspección de Trabajo en cualquier momento.
• Ser accesible para los propios trabajadores y sus representantes legales.

Los registros en papel y los archivos Excel, aunque son ampliamente utilizados, no cumplen el requisito de inalterabilidad, ya que pueden modificarse sin dejar rastro.

Cuánto puede multarte la Inspección de Trabajo en 2025-2026

El incumplimiento del registro de jornada está tipificado como infracción grave en el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Las sanciones por infracciones graves oscilan entre 751 € y 7.500 € por empresa. Sin embargo, el borrador de reforma de la LISOS que el Gobierno lleva trabajando desde 2024 introduce un cambio fundamental: las multas podrían aplicarse por trabajador afectado, no por empresa. Esto significa que una pyme con 15 empleados sin sistema de control horario válido podría enfrentarse a multas acumuladas que superaran los 100.000 euros.

Tabla de multas actuales y proyectadas (2025-2026)

Gravedad de la infracción	Sanción actual (LISOS vigente)	Sanción proyectada (borrador reforma)
Infracción leve	60-625 €	Sin cambios significativos
Infracción grave (incumplimiento registro)	751-7.500 € por empresa	Hasta 10.000 € por trabajador afectado
Infracción muy grave (fraude sistemático)	7.501-225.018 € por empresa	Incremento proporcional por trabajador

Los 5 errores más frecuentes que detecta la Inspección en pymes

Después de analizar los expedientes de inspección y las consultas más frecuentes que reciben los despachos laborales en España, estos son los cinco errores que más habitualmente llevan a una sanción:

• Error 1: Registros en papel o Excel sin hora de salida

El error más frecuente. Muchas empresas llevan el registro de entrada de sus empleados pero no el de salida. La ley exige ambos para calcular correctamente la jornada. Sin la hora de salida, el registro no es válido.

• Error 2: El empleador completa los fichajes de sus empleados

Que el jefe, el responsable de RRHH o cualquier otra persona complete o modifique el registro de un empleado sin su conocimiento y validación es una irregularidad. El registro debe ser realizado por el propio empleado en el momento real en que se produce.

• Error 3: Sistemas que no conservan datos más de 30 días

Muchas apps gratuitas de control horario solo conservan el historial durante 30 días en su plan gratuito. La ley exige conservar los registros durante 4 años. Si la Inspección solicita datos de hace 18 meses y no tienes acceso, estás en incumplimiento.

• Error 4: No registrar a los trabajadores a tiempo parcial

Los trabajadores a tiempo parcial están obligados a llevar un registro de su jornada real desde antes del RDL 8/2019. Es un error frecuente creer que solo aplica a trabajadores a jornada completa.

• Error 5: Usar sistemas biométricos prohibidos

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó en 2023 que el uso de huellas dactilares, reconocimiento facial u otros datos biométricos para el control horario no está permitido salvo en casos muy específicos. Muchas empresas que invirtieron en lectores de huella se encuentran ahora con un sistema ilegal.

Cómo saber si tu empresa está en riesgo

Si tu empresa usa cualquiera de estos sistemas, deberías revisar tu situación legal con urgencia:

• Papel o cuaderno de firmas (sin hora de salida o con hora estimada).
• Excel o Google Sheets compartido (cualquier persona puede modificar los datos).
• App gratuita sin plan de pago (datos sin garantías de conservación y trazabilidad).
• El responsable completa los fichajes de empleados que «olvidaron» fichar.
• Sistema biométrico (huella dactilar o reconocimiento facial).
• No hay sistema: los empleados trabajan pero no existe ningún registro.

¿Qué sistema de control horario evita las sanciones?

La solución es un software de control horario digital que cumpla estos cinco requisitos:

• Digital: registros electrónicos, no en papel.
• Inalterable: cualquier modificación queda registrada con fecha, hora y responsable.
• Individual: cada empleado ficha él mismo, con su propia credencial.
• Conservación 4 años: el sistema guarda el historial completo durante el tiempo legal.
• Accesible para la Inspección: posibilidad de generar un informe completo en menos de 5 minutos.

La obligación de llevar un control horario existe desde 2019. Las campañas de inspección llevan activas desde entonces y se han intensificado en los últimos años. La reforma normativa en tramitación endurecerá significativamente las sanciones.

La pregunta no es si hay que tener un sistema válido. La pregunta es, ¿cuándo quieres tenerlo: antes de que llegue la inspección o después de que llegue la multa?

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